1.对于那些经常需要给合作伙伴或出差人员发送文件的公司，如果给外部单位发送文件，就会放任不管，必然会导致重大机密泄露的风险。为了防止文件发出后文件泄露的风险，文件发出管理系统是目前最有效的数据安全。

2.目前，有许多用于文档外发管理的软件产品。外出文件管理系统是壹个很好的系统。传出文档管理系统是一种传出安全管理化解方案，旨在满足客户重要信息或核心数据的传出安全标准。当客户想将重要文件发送向客户的旅行者、合作伙伴或客户时，他们应该应用文件发送管理程序来打包并生成发送文件。当打开传出文件时，它必须在读取文件之前通过用户身份验证。同时，传出文件可以限制接收者的细粒度权限，如读取次数与运用时间，从而有效防止重要客户信息的违规扩散。